Das Mediationsverfahren unterliegt keinen gesetzlichen Regeln oder Formzwängen. Das Verfahren kann jedoch grob in fünf Phasen eingeteilt werden :

1. Phase : Die Mediationsvereinbarung
In dieser Phase erläutert der Mediator den Konfliktparteien die Grundzüge der Mediation und vereinbart mit Ihnen, wie das Verfahren ablaufen soll. Auch prüft der Mediator, ob sich das Mediationsverfahren überhaupt für die Konfliktparteien eignet. In dieser ersten Phase wird auch die Frage der Honorierung des Mediators geklärt.

2. Themensammlung
In der zweiten Phase wird geklärt, über welche Themen die Konfliktparteien sprechen möchten, inwieweit Klärungsbedarf besteht und welche Themen nicht behandelt werden sollen. Einzig Themen, über die alle Konfliktparteien sprechen möchten, können Gegenstand eines Mediationsverfahrens sein.

3. Herausarbeitung der Interessen
Das Wesen dieser Phase – wohl die wichtigste der Mediation – liegt darin, dass die Konfliktparteien mit Hilfe des Mediators zu der Erkenntnis gelangen, dass es für den zugrundeliegenden Konflikt keine eine objektive Wahrheit gibt, sondern dass jede der Konfliktparteien den Konflikt aus seiner subjektiven Wahrnehmung heraus betrachtet, die es zu erkennen und zu verstehen gilt. Denn das Verstehen der Motivation des anderen ermöglicht wechselseitiges Verständnis und Akzeptanz. Dies versetzt die Konfliktparteien in die Lage, zukunftsorientierte, für alle Seiten gewinnbringende Konfliktlösungen zu entwickeln.

4. Einigung
Sind die Interessen herausgearbeitet, so ist die Kreativität der Konfliktparteien gefordert. Mittels besonderer Kreativitätstechniken hilft der Mediator den Konfliktparteien dabei, eine realisierbare, maßgeschneiderte, allseits zufriedenstellende Einigung herbeizuführen. Kommt es hier zu weiteren Konflikten, so geht man einfach eine Stufe zurück zu der Herausarbeitung der Interessen (3.)

5. Abschlussvereinbarung
Am Schluss der Mediation steht eine abschließende Vereinbarung, in der das gefundene Ergebnis festgehalten wird. Sofern die Konfliktparteien dies wünschen, kann die Vereinbarung auch notariell beurkundet werden. Die Abschlussvereinbarung bietet dann eine Durchsetzbarkeit, die einem gerichtlichen Urteil nicht nachsteht. Damit ist die Mediation dann beendet.

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